Finanzen
Am Ende geht’s doch immer nur ums Geld...
Damit es nach dem Con kein böses Erwachen gibt, sind hier einige Tipps und Hinweise gesammelt, die dabei helfen können, eine solide Kalkulation aufzustellen:
1. Bezahlen die Orgas den vollen Conbeitrag, nur einen Teil oder gar keinen Beitrag?
Der nicht gezahlte Beitrag muss auf die übrigen Conteilnehmer umgelegt werden, was den Conbeitrag deutlich erhöht.
Welche anderen Kosten sollen auf die Teilnehmer umgelegt werden bzw. werden umgekehrt von den Orgas (ohne Erstattung) ausgelegt, z.B. Spritkosten, ggf. Mietautos, -anhänger, … ?
2. Was kostet die Veranstaltung pro Teilnehmer?
Eigentlich die zentrale Frage, auf deren Antwort alle weiteren Schritte beruhen. Ausgehend von der geplanten Teilnehmerzahl berechnet die Orga die Gesamtkosten und teilt sie durch diese Zahl. Dabei ist erst mal noch nicht relevant, wer davon in welcher Funktion dabei ist.
Mögliche Bestandteile der Gesamtkosten:
- Location inkl. Mehrkosten (siehe Abschnitt „Location“)
- Verpflegung (siehe Abschnitt „Verpflegung“)
- Materialbudget „Plot“ (siehe Abschnitt „Plot“)
- Materialbudget „Ambiente“ (siehe Abschnitt „Location“)
- Orga-Umlage (falls die Orga keinen oder nur einen Teil des Conbeitrags zahlt, s.o.)
- Weitere Umlagen (wie Spritkosten o.ä., sofern diese umgelegt werden sollen)
- Kleiner Puffer (ca. 1 – 5 € p.P., je nach Teilnehmerzahl)
3. Den Conbeitrag festlegen
Jetzt muss festgelegt werden, wer wie viel bezahlt. Bei der Orga ist die Frage ja schon geklärt, aber wie ist es mit NSCs/Springern und SCs? In der Regel ist der NSC-Platz ein wenig günstiger, muss aber dann über die SCs subventioniert werden. Bei 10 NSCs und 20 SCs hat also eine Reduzierung von 20 Euro bei den NSCs eine Erhöhung des Preises um 10 Euro zur Folge. Dabei liegen jetzt erst mal die Kosten pro Teilnehmer zu Grunde.
Und dann gibt’s natürlich noch Preisstaffelungen, mit dem Ziel die Teilnehmer zum frühzeitigen Bezahlen zu motivieren. Beispielsweise könnte ein Frühzahlerpreis noch mal 5 Euro unter den Veranstaltungskosten pro Person liegen, während der spätere Preis darüber liegt. Oder man beginnt beim kostendeckenden Teilnehmerbeitrag und erhöht diesen in späteren Phasen, wodurch die Orga dann einen größeren Puffer hat.
4. Weniger Teilnehmer als geplant?
Wenn es dann doch statt 50 Leute nur 40 werden, kann es mit dem Budget eng werden. Deswegen sollte die Orga von Anfang an auch planen, wie es mit weniger Teilnehmern aussieht und auf welche Ausgaben dann verzichtet werden kann. Dabei sind manche Kosten fix und fallen auf jeden Fall an, aber vielleicht lässt sich beim Essen etwas einsparen und meist ist die Locationgebühr ja personenabhängig (Hier aber Mindestbelegungsregelungen beachten!). Am Ende freut sich die Orga vielleicht über den Puffer? Bewährt hat es sich hier aber trotzdem eine optionalen Ausgabenteil als „nice to have“ zu deklarieren, so dass man diesen im Notfall streichen kann, wenn das Geld nicht reicht, ohne dass dann die ganze Veranstaltung den Bach runter geht.
5. Was passiert mit dem Finanzüberschuss nach dem Con (Rückzahlung an TN oder in Fundus-Kasse)?
Was passiert bei einem finanziellen Minus (mehr Ausgaben als Einnahmen, z.B. wenn sich weniger Teilnehmer als erwartet angemeldet haben): Wer kommt dafür wie auf?
Nicht immer entspricht das finanzielle Ergebnis einer Veranstaltung auch den Planungen, so sollte sich die Orga im Vorfeld Gedanken darüber machen wie mit einem Überschuss oder Defizit umgegangen wird. Bei nicht gewinnorientierten Veranstaltungen ist es üblich einen etwaigen Überschuss in Fundus-Anschaffungen oder die nächste Veranstaltung zu investieren. Bei kleineren Beträgen ist sicherlich auch niemand böse, wenn sich die Orga mal ein kleines Schnitzelessen oder irgendetwas in der Richtung gönnt.
Anders verhält es sich bei Defiziten. Wenn man nicht mit den Überschüssen anderer Veranstaltungen saldieren kann, so bleibt es oft an der Orga hängen die Differenz aus Einnahmen und Ausgaben auszugleichen. In den seltensten Fällen macht es Sinn die Teilnehmer nachträglich noch mal zur Kasse zu bitten. Insofern ist es auf jeden Fall zu empfehlen sich schon vor der Veranstaltung über einen solchen Fall Gedanken zu machen und einen Plan zu haben wie man dann damit umgeht.
6. Wer verwaltet das Geld?
Auf welches Konto soll das Geld überwiesen werden? Ein Privatkonto eines Orgamitglieds oder gibt es vielleicht ein eigenes Orga-Konto? Mit einem Orga- oder Vereinskonto lassen sich Überschüsse leichter verwalten, die später für Fundus-Anschaffungen genutzt werde können und vermischen sich nicht versehentlich mit den privaten Umsätzen.
7. Kalkulationsbeispiel
In der Datei findet ihr ein Kalkulationsbeispiel für eine Taverne mit 50 Personen und Vollverpflegung (inklusive alkoholischer Getränke) und Übernachtung von Samstag auf Sonntag. Für 25 Personen bestand die Option bereits am Freitag anzureisen (inklusive Vollverpflegung). Für Samstagabend wurde aufwändiges Essen mit mehreren Gängen geplant.
→ Muster_Kalkulation_Taverne (PDF)
Weiter geht es im Abschnitt "Der Plot".